えのげさんは毎日拝見してます。
管理人さんがしっかりした考え方や共感できる方で、情報の選別や納得できるコメントをされていて私には読みやすく、合った内容の最新情報がまとめられているからです。つまり私に合ってる。

それはさておき、その中で『gmailの受信ボックスがパンパンだよぉ〜』問題に近い話題がまとめられていました。

今年、100名規模のとある団体のメール設定をしたのですが、今までメールをIMAPで受信してたのですね。
ざっくりいうと

IMAP　…　受信メールはサーバに残す。複数端末で同一メールを受信するには簡便。
POP３　…　受信メールはサーバから消す。パソコンに保存される。

と思ってます。基本情報程度の人間なので細かいところは許してください。

で、まさに１つのメールアドレスを１つの部署に割り振って、複数で受信している運用だったのですが…『メールが一人しか受信できないんです！！』問題が起こり、相談を受けたのでした。
IMAPだったらサーバに残るから、受信できないってことなくない？

そう、答えは『一人だけPOP3で受信』していて、サーバから削除してたのでした。
その人が朝イチで受信しちゃうと、他の方は受信できないわけで。

ということで、全ての端末の設定を変えて

POP3で受信。2週間サーバに残す。

としました。まぁ普通の設定ではあるのですが、現時点の端末を全て修正するのは大変でした。業務のお邪魔にならないように。
これにより、2週間以上おやすみされてたとかではなければ、通常運用では問題なくみなさん受信できますし、サーバがパンパンにならないと。

IMAPの怖いところは、サーバがいずれパンクする問題。15GBなんてメールでは一生埋まらないんじゃない？と思ってましたが、今はスパムメールが無茶苦茶容量喰う可能性があるんですね。えのげさんの記事を読んで今回ハッとしました。画像使いまくりだったり。

メールサーバがパンクすると、新規受信ができないはず。古いメールを勝手に削除…というのはシステム設計としてないはずです（勝手に削除することを許容しちゃうのはマズイ）
なので、多分忘れた頃に『メールが受信できなくなったんですけど！！お客様からの注文が届かないんですけどぉっ！！』というトラブルに『いずれ』ぶつかるはずです。そしてその時は『大変だし急ぎだし誰の責任かわからないしお客さんはプンプン』という大惨事確定。

そういうわけで、POP3での受信も説明して強く勧めた上で設定を変えさせていただきました。
その際は現在パソコンに保存されていないメールはなくなりますので、大事なメールはダウンロードして保存しといてください、というお願いになりますが、それ自体は大した作業でもなく、過去のメールは比較的重要度が低いので、我慢してもらいました。
でも設定後、『こっちのパソコンでメールが全部消えたんですけど！！』という質問が…ご説明したんですが、やっぱり仕組みが分かってないとそうなりますよね。

とにかく、IMAPは『サーバから自分でデータを消せる人』じゃないと扱いが難しいと思うので、基本的にPOP3の受信をお勧めしています。『お勧め』っていう言い方になりますが、実質『そうしなさい。じゃないとどうなっても知りませんよ？言いましたからね？』というレベル。『してもしなくてもいいよ好きな方で』って思われると怖い…いや、トラブルがあった時にちゃんと費用を払って依頼してくれるならいいんですが、鹿児島のクライアントの多くはゴニョゴニョ…。

しかしgmailはIMAPがほぼ必須設定。POP3の受信設定がとにかくうまくいかなくて私も匙を投げました。こういう強引なやり方は好きくない！！しかし1個はgmailを持っておかないと、調査や検証に使えないので仕方ないのでした。

ってことで、よほどの理由がなければPOP3の設定をしてください、とお勧めします。